Geschäftsordnung

Kleingartenverein Sonntagsfreude (KGV)

 

Die nachfolgenden Bezeichnungen von Personen und Personengruppen gelten geschlechtsneutral.

Präambel

Der Kleingartenverein Sonntagsfreude – nachfolgend „KGV“ – ist die gemeinnützige Selbstverwaltung der Kleingartenanlage Sonntagsfreude in 12359 Berlin, Johannisthaler Chaussee 162 – nachfolgend „KGA“ – im Geschäftsbereich des "Bezirksverband Berlin-Süden der Kleingärtner e.V."(Vereinsregister Amtsgericht Charlottenburg, Nr. 95 VR 84 NZ) – nachfolgend "BV".

Zur Ausgestaltung der gemeinnützigen Selbstverwaltung im Rahmen der Satzung des KGV beschließt der Vorstand eine Geschäftsordnung und gibt diese der Mitgliederversammlung am 28.5.2019 zur Kenntnis.

• §1 Mitgliedschaft
  
  1.1. Mitgliedsbeitrag (siehe § 5.2. der Satzung)
  Gemäß §5.2 der Satzung legt die Mitgliederversammlung am 19.5.2016 die Höhe des Mitgliedsbeitrags ab1.1.2017 mit 72€ pro Jahr und Parzelle fest. Der Mitgliedsbeitrag ist mit der Jahresabrechnung fällig.
  
  1.2. Aufnahmegebühr
  Bei Neuübernahme einer Parzelle und Eintritt in den KGV ist eine einmalige Aufnahmegebühr in Höhe von 240 EUR zu zahlen (pro Parzelle/ fällig bei Übergabeverhandlung /z.G. des KGV)
  
  1.3. Umlagen
  Umlagen werden durch die Mitgliederversammlung festgelegt. Regelmäßig ist das die Umlage des Wasserschwund, der mit der Jahresabrechnung erfolgt und durch die Kassenprüfer zu bestätigen ist.
  
  1.4. Ausschluss von Mitgliedern (siehe § 6.6. der Satzung)
  Auf Antrag des Vorstands berät und beschließt die Mitgliederversammlung gemäß §6.6 der Satzung ggf. über den Ausschluss von Mitgliedern.
  
  
• §2 Vorstand
  
  Der geschäftsführende Vorstand (§26 BGB) gemäß §11 der Satzung besteht für den KGV aus Vorsitzendem, Kassenwart und Schriftführer. Die Beschlussfähigkeit regelt die Satzung.
  
  2.1. Aufgaben 
  
  Vorsitzende(r)
  Leitung der Geschäfte gemäß Satzung, Geschäftsordnung, der Beschlüsse der  itgliederversammlung, der Einnahmen-/Ausgabenordnung, der Gartenordnung und der Regelungen des BV und der Behörde; Vertretung der Interessen der KGA gegenüber Dritten; Führung von Parzellenbewerberlisten; Teilnahme oder Entsendung an/zu Schulungsveranstaltungen, Lehrgängen und Vorträgen; Beratung und Unterstützung der Unterpächter in Kleingartenangelegenheiten; Anschaffung und Unterhaltung von Gemeinschaftsanlagen, -einrichtungen und -eigentum; Sicherstellung der Ruhe und Ordnung in der KGA durch Ausübung des Hausrechts.
  
  Kassierer(in)
  ordnungsgemäße Buch- und Kassenführung unter Anwendung der Einnahmen-/Ausgabenordnung; Erstellung der Rechnungen für die Unterpächter der KGA; Überwachung der Zahlungseingänge und Durchführung des Mahnverfahrens (Erinnerung und Mahnung jeweils mit 4 Wochen Fristsetzung);
  Weiterleitung der Zahlungseingänge für Dritte an diese (Wasserbetriebe, BSR, Versicherungen, BV u.a.); Bereitstellung der Unterlagen für die Aufgaben der Kassenprüfer; Bereitstellung der Unterlagen für die Aufgaben der Revisionskommission des BV auf deren Anforderung; Der Barbestand von Vereinsmitteln soll nur dem kurzfristig zu erwartenden Bedarf entsprechen; Zusätzlich verfügbare Gelder des KGV sollten mündelsicher, ertragsgünstig und kurzfristig verfügbar angelegt werden;
  Das Zahlungsverkehrskonto des KGV ist aufgrund der kostengünstigen Kontoführung ein sog. „Oder-Konto“, d.h. die bevollmächtigten Mitglieder des Vorstands können jeweils allein und auch über Online-Banking – Verfügungen tätigen. Zur Kassenprüfung müssen die mit zwei Unterschriften versehenen jeweiligen Rechnungsunterlagen vorliegen.
  
  Schriftführer(in)
  Protokollführung über Tagungen, Sitzungen, Beschlüssen; Unterzeichnung dieser Dokumente und Veranlassung der Gegenzeichnung durch den Vorsitzenden; Durchführung des Abstimmungsprozesses der Dokumente, gewünschte Änderungen können von der Zustimmung der einfachen Mehrheit der Teilnehmer abhängig gemacht werden;
  Führung eines Beschlussbuches;
  Aufbewahrung der verabschiedeten Dokumente für vier Jahre und Gewährung von Einsicht auf Verlangen durch aktive Mitglieder;
  Erledigung von Schriftverkehr im Auftrag der Vorsitzenden.
  
  Ausgabenermächtigung
  Der Vorstand ist zu Ausgaben und Verpflichtungen im Rahmen des von der Mitgliederversammlung zur Kenntnis genommenen und genehmigten Plans berechtigt, der nur schriftlich erstellt werden muss, sofern außergewöhnliche Ausgaben erfolgen sollen.
  
  In der nächsten Mitgliederversammlung müssen die Mitglieder über die getätigten überplanmäßigen Ausgaben informiert werden.
  
  Sofern bzw. sobald absehbar ist, dass die Einnahmen und Rücklagen am Jahresschluss für die Deckung dieser Ausgaben nicht ausreichen werden, muss eine Mitgliederversammlung für die Beschlussfassung zu notwendigen Umlagen oder Beitrags- und Gebührenerhöhungen einberufen werden.
  
  Auftragsvergabe
  Bei der Auftragsvergabe muss der Vorstand stets eine Wirtschaftlichkeitsprüfung vornehmen. Dazu müssen in der Regel mindestens drei Angebote eingeholt werden.
  
  Sprechstunden
  Sprechstunden des Vorstandes werden je nach Anliegen individuell vereinbart bzw. durch Aushang bekannt gegeben.
  
  Aufwandspauschale
  Die Vorstandsmitglieder erhalten je Amtsjahr eine Aufwandspauschale, deren Höhe die Mitgliederversammlung des KGV zurzeit mit jeweils 30 € beschlossen hat. Sie wird am Ende des Geschäftsjahres an die Vorstandsmitglieder überwiesen.
  Für die steuerliche Berücksichtigung sind die Empfänger zuständig. Kassenprüfer, Zeitungswart und Wasserwart haben beratende Funktionen.
  
  Die Kassenprüfer
  Die Kassenprüfer überprüfen die wirtschaftlich ordnungsgemäße Geschäftsführung des Vorstandes und der Fachgremien, insbesondere die Buch-, Kassen- und Kontoführung des KGV.
  Eine Prüfung der Buch- und Kassenführung muss zum Abschluss jedes Geschäftsjahres – und kann auf Antrag der Kassenprüfer und/oder von 1/3 der ordentlichen Mitglieder jederzeit stattfinden. Die Kassenprüfer erstatten die Prüfungsberichte schriftlich an den Vorstand und tragen sie Der Mitgliederversammlung mit einer Empfehlung zur Entlastung des Vorstandes vor.
  
  Arbeitsgruppen
  Der Vorstand ist berechtigt, Kommissionen oder Arbeitsgruppen einzusetzen, die ihm in bestimmten Sachaufgaben zuarbeiten. Diese haben keine Entscheidungsbefugnis. Sie können jedoch Entscheidungen vorbereiten und Empfehlungen aussprechen, gegebenenfalls auch Beschlussvorlagenvorbereiten und einbringen. Hierunter ist auch die Bildung eines Ehrenrats zu verstehen, falls eine Entscheidung über den Ausschluss von Mitgliedern vorbereitet werden muss.
  
  
• §3 Wahlordnung
  
  Steht die Wahl einzelner Vorstandsmitglieder gemäß §13 der Satzung an ist zunächst die Entlastung für den amtierenden Vorstand zu beschließen. Die Antragstellung übernimmt der „Älteste“. Ebenso wird die Zustimmung zur offenen Wahl durch Handzeichen oder zur geheimen Wahl von ihm erfragt.
  
  Nach Entlastung des Vorstands kann die Mitgliederversammlung einen Sitzungsleiter bestimmen, der die Vorschläge für die zu wählenden Positionen erfragt. Im Anschluss werden die Kandidaten befragt, ob sie zur Wahl stehen und stellen sich der offenen oder geheimen Wahl für die Dauer der Legislaturperiode gemäß §13 der Satzung.
  
  Die Versammlung beschließt die Wahl „einzeln“ oder „en bloc“ durchzuführen.
  
  Der Versammlungsleiter führt die Wahl durch und teilt das Ergebnis mit.
  
  
• §4 In Kraft treten
  
  Diese Geschäftsordnung wurde am 28.5.2019 vom Vorstand beschlossen, sowie der Mitgliederversammlung des KGV zur Kenntnis gegeben und tritt damit in Kraft. Zu diesem Zeitpunkt tritt die bisherige Geschäftsordnung aus dem Jahr 1961 außer Kraft.
  
  Fassung vom:28.5.2019